Kassennachschau ab 01.01.2018

Was ist die Kassennachschau?

Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen hat der Gesetzgeber bereits Ende 2016 die Rechte der Finanzverwaltung gestärkt und ihr das Instrument der „Kassennachschau“ in die Hand gegeben. Die Neuregelung ist ab dem 01.01.2018 anzuwenden und betrifft vor allem bargeldintensive Betriebe wie z.B. Gaststätten, Cafés, Bäckereien, Metzgereien, Einzelhändler und Friseur-Salons. Durch die Gesetzesänderung soll es dem Fiskus erleichtert werden, die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung und damit letztlich die Vollständigkeit von Bareinnahmen zu überprüfen.

Die Kassennachschau erlaubt es zu diesem Zweck den hierfür zuständigen Beamten der Finanzverwaltung ohne vorherige Ankündigung, während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsgrundstücke oder Geschäftsräume von Steuerpflichtigen zu betreten, um dort vor Ort Sachverhalte festzustellen, die für die Besteuerung erheblich sein können.

Hinweis:

Die Regelungen gelten unabhängig davon, ob Sie eine elektronische Registrierkasse oder eine Schubladenkasse bzw. sog. „offene Ladenkasse“ verwenden.

Potentieller Ablauf einer Kassennachschau?

Da die Kassennachschau innerhalb der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten stattfinden muss, ist nicht damit zu rechnen, dass die Beamten die Betriebsinhaber früh morgens aus dem Bett klingeln oder noch lange nach Geschäftsschluss am späten Abend zur Prüfung erscheinen. Was jedoch genau die üblichen Geschäftszeiten sind, ist abhängig von der jeweiligen Branche. Bei vielen betroffenen Betrieben kommt daher z.B. auch samstags eine Kassennachschau in Betracht.

Die von der Kassennachschau Betroffenen haben dem Betriebsprüfer auf Verlangen grundsätzlich Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen (z.B. Bedienungsanleitungen, Verfahrensdokumentation …) über die der Kassennachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen. Außerdem müssen Auskünfte erteilt werden. Dies gilt auch für elektronische Daten einer Registrierkasse. Auch sie müssen dem Betriebsprüfer zur Verfügung gestellt werden.

Was darf der Betriebsprüfer? Was darf er nicht?

Der Prüfer darf wie dargestellt, die Geschäftsräume betreten und die Vorlage bestimmter Unterlagen zur Kassenprüfung verlangen. Dies gilt auch für die Durchführung eines Kassensturzes. Hierzu ist jedoch stets erforderlich, dass sich der Betriebsprüfer durch Vorlage seines Dienstausweises legitimiert.

Eine Beobachtung der Kassen und ihrer Handhabung in den Geschäftsräumen, die der Öffentlichkeit zugänglich (z.B. Gastraum einer Gaststätte) sind, ist aber ohne Pflicht zur Vorlage eines Ausweises zulässig. Dies gilt z.B. auch für Testkäufe. Der Betriebsprüfer darf also auch „verdeckte Ermittlungen“ vornehmen. Die Kassennachschau gewährt der Finanzverwaltung aber kein Durchsuchungsrecht.

Hinweis:

Wohnräume dürfen von den Beamten der Kassennachschau gegen den Willen des Inhabers grundsätzlich nicht betreten werden. Eine Ausnahme gilt nur bei Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.

Welche Folgen ergeben sich bei festgestellten Mängeln in der Kassenführung?

Wenn die bei der Kassennachschau getroffenen Feststellungen hierzu Anlass geben, kann ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer  „regulären“ Betriebsprüfung übergegangen werden. Auf den Übergang zur Außenprüfung ist schriftlich hinzuweisen.

Die anschließende Betriebsprüfung kann sich auf sämtliche Steuerarten beziehen. Sie führt bei gravierenden formellen Fehlern oder bei materiellen Fehlern in der Kassenführung meist zu erheblichen Zuschätzungen und damit Mehrsteuern.

Hilfreiche Verhaltensregeln

Betroffene einer Kassennachschau sind keine Beschuldigte im Strafverfahren sondern zur Mitwirkung verpflichtete Steuerbürger. Es sollten somit folgende Verhaltensregeln beachtet werden:

  • Ruhe bewahren!
  • Immer Ausweis zeigen lassen!
  • Steuerberater informieren!
  • Benennung einer konkreten Auskunftsperson ggü. dem Betriebsprüfer – andere Personen erteilen keine Auskünfte!
  • Keine eigenmächtigen Durchsuchungen des Prüfers (z.B. Aktenschränke) dulden!

Zuordnung gemischt genutzter Gegenstände zum Unternehmensvermögen

Unternehmer, die im Jahr 2016 Gegenstände angeschafft oder hergestellt haben, die sie sowohl für ihr Unternehmen als auch privat nutzen, müssen diese bis zum 31.5.2017 vollständig oder teilweise ihrem Unternehmensvermögen zuordnen, um den vollständigen oder anteiligen Vorsteuerabzug geltend zu machen.

Hintergrund: Für die Anschaffung oder Herstellung eines unternehmerisch genutzten Gegenstands kann ein Unternehmer die Vorsteuer geltend machen. Wird der Gegenstand nur teilweise für das Unternehmen genutzt und teilweise privat, spricht man von einem gemischt-genutzten Gegenstand.

  1. Wahlrecht des Unternehmers

Bei der Anschaffung oder Herstellung eines gemischt-genutzten Gegenstands hat der Unternehmer folgende Möglichkeiten:

  • Er ordnet den Gegenstand in vollem Umfang dem Privatvermögen zu. Ein Vorsteuerabzug ist dann nicht möglich. Dafür entfällt eine Umsatzbesteuerung der Privatnutzung (sog. unentgeltliche Wertabgabe bzw. Entnahme).
  • Er ordnet den Gegenstand nur im Umfang der unternehmerischen Nutzung seinem Unternehmen zu und macht die Vorsteuer nur insoweit und damit anteilig geltend. Soweit er den Gegenstand privat nutzt, ist der Vorsteuerabzug nicht möglich; dafür braucht er insoweit die Privatnutzung nicht der Umsatzsteuer zu unterwerfen.
  • Hinweis: Die unternehmerische Nutzung muss aber mindestens 10 % ausmachen. Ist sie geringer als 10 %, gehört der Gegenstand vollständig zum Privatvermögen, so dass ein anteiliger Vorsteuerabzug nicht möglich ist.
  • Er ordnet den Gegenstand in vollem Umfang dem Unternehmen zu. Die Vorsteuer kann in vollem Umfang geltend gemacht werden. Dafür muss der Unternehmer die Privatnutzung als sog. unentgeltliche Wertabgabe jährlich der Umsatzsteuer unterwerfen.
  • Hinweis: Bei gemischt-genutzten Gebäuden gilt eine Besonderheit; hier ist der Vorsteuerabzug nur in Höhe des unternehmerisch genutzten Teils möglich.
  1. Frist für Zuordnung zum Unternehmensvermögen

Soll der im Jahr 2016 angeschaffte oder hergestellte gemischt-genutzte Gegenstand ganz oder teilweise dem Unternehmen zugeordnet werden, muss diese Zuordnung bis zum 31.5.2017 erfolgen. Dies ist der gesetzliche Termin für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung.

Beim 31.5.2017 bleibt es auch dann, wenn im konkreten Fall eine Fristverlängerung für die Abgabe der Umsatzsteuererklärung gewährt worden ist, z. B. die allgemeine Fristverlängerung bis zum 31.12.2017 bei Erstellung der Umsatzsteuererklärung durch den Steuerberater.

Hinweis: Für Veranlagungszeiträume ab 2018 wird die Abgabefrist für Umsatzsteuererklärungen bis zum 31.7. verlängert, z. B. bis zum 31.7.2019 für die Umsatzsteuererklärung 2018. Dies dürfte sich dann auch auf die Frist für die Zuordnung zum Unternehmensvermögen auswirken.

  1. Ausübung des Wahlrechts

Die vollständige oder teilweise Zuordnung des gemischt-genutzten Gegenstands zum Unternehmensvermögen kann durch eine Erfassung des Gegenstands in der Buchführung und durch die Geltendmachung des vollständigen oder teilweisen Vorsteuerabzugs in der Umsatzsteuer-Voranmeldung oder in der Umsatzsteuererklärung erfolgen. Die Voranmeldung bzw. Erklärung muss dann bis zum 31.5.2017 beim Finanzamt eingehen.

Hinweis: Ohne Buchführung oder ohne Abgabe einer Umsatzsteuer-Voranmeldung bzw. Umsatzsteuer-Jahreserklärung kann die vollständige oder teilweise Zuordnung des gemischt-genutzten Gegenstands durch schriftliche Mitteilung gegenüber dem Finanzamt bis zum 31.5.2017 erfolgen. Damit wir diese Frist einhalten können, sollten Sie uns rechtzeitig mitteilen, dass Sie ein Wirtschaftsgut angeschafft oder hergestellt haben, das Sie gemischt nutzen wollen.